Peut-on le vendre ? Un outil de tri des documents pour les chefs d'entreprise
Triez ce que l'acheteur a demandé : ce qui est à vous, ce qui appartient à un client et ce qui ne peut pas sortir. Environ une heure, avant que quiconque ne connecte quoi que ce soit.
À remplir avecVotre responsable financier et votre responsable informatique.
Ensuite, à montrer àVotre avocat, et à votre responsable de la conformité export si vous travaillez pour la défense. Ce sont eux qui décident. Ce document leur donne rapidement les faits.
Listez vos systèmes
Cochez chaque système demandé par l'acheteur, ainsi que les anciens systèmes et les disques archivés.
Pour chacun, notezCombien d'années d'historique. Contient-il des fichiers clients ? Du travail pour la défense ou soumis au contrôle des exportations ? Des informations sur les salariés ?
Triez chaque type de document
Rouge : à exclure
- Fichiers envoyés par vos clientsIls appartiennent au client, pour la commande uniquement.
- Contrats et commandes clientsLeurs conditions, leurs prix et leurs fichiers.
- ITAR, contrôle des exportations ou CUILes montrer à une personne étrangère, c'est exporter.
- RH, paie, médical, syndicalLes lois sur la vie privée et les contrats s'appliquent.
- Données de pointeuse par empreinte digitale ou reconnaissance facialeCertains États interdisent de les vendre.
- E-mails avec votre avocatLes vendre peut faire perdre le secret professionnel.
Jaune : seulement avec un accord écrit
- Travail réalisé pour un clientCertains grands clients le revendiquent. Vérifiez le contrat.
- Devis et historique des coûtsÀ vous, mais pleins de références de pièces de vos clients.
- E-mails et messagerie instantanéeUniquement des boîtes mail et des dossiers précis, après vérification.
Vert : à vous, à étudier
- Vos propres produits et méthodesÀ vous. Décidez quelle part de votre savoir-faire partager.
- Documents de processus internesGénéralement à vous.
- Manuels et procéduresGénéralement à vous.
Vérifiez les conditions de vos 10 plus gros clients
Ouvrez chaque contrat ou conditions d'achat et cherchez ces mots :
- AI (IA)
- artificial intelligence (intelligence artificielle)
- train (entraîner)
- data mining (exploration de données)
- foreground (propriété intellectuelle créée pour le client)
- work made for hire (œuvre de commande appartenant au client)
- only (uniquement)
Interdit l'entraînement de l'IA ou l'exploration de données ?Les documents de ce client passent en rouge.
« À utiliser uniquement pour cette commande » ?Les documents de ce client passent en rouge.
Revendique ce que vous créez pour lui ?Ce travail passe aussi en rouge.
Un accord écrit du client peut changer chacun de ces points. Demander est une décision qui touche à la relation client, puisque vous lui annonceriez que vous voulez vendre ses fichiers.
Envoyez à l'acheteur un périmètre, pas des données
Excluez par client, par boîte mail et par dossier, pas par système. Les mêmes fichiers se trouvent souvent aussi dans les e-mails.
Périmètre proposé, pour discussion. Sous réserve d'un contrat écrit définitif et de la relecture de notre avocat.
Inclus : [systèmes], [types de documents], de [année] à [année].
Exclus : tout ce qui concerne [clients]. Tout travail ITAR, soumis au contrôle des exportations ou CUI. Les dossiers RH, de paie, médicaux et syndicaux. Les données de pointeuse. Les e-mails avec nos avocats. Ces boîtes mail et dossiers : [liste].
Mode de collecte : notre prestataire informatique prépare l'export. Aucun identifiant ni outil de l'acheteur connecté à nos systèmes.
Merci de revoir votre prix sur ce périmètre.
Attendez-vous à ce que le chiffre bouge. Évaluez ce que vous y perdez. Ne remettez pas les fichiers de vos clients pour retrouver le prix.